Lauttasaaren veneilijöiden

Tietosuojaseloste (GDPR)

1. Yhdistyksen rekisterien ylläpito

Yhdistyksen hallitus toimii Lauttasaaren veneilijät ry (LVry) ylläpitämien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), art. 12 tarkoittamien rekisterien ylläpitäjänä. Oheinen kuva antaa yleiskuvan yhdistyksen käyttämistä rekistereistä. Kuvassa ympyrät kuvaavat sähköistä dokumentaatiota, pilvet verkkopalveluissa käsiteltävää tietoa ja suorakaiteet paperisia dokumentteja. Seuraavat luvut kuvaavat rekisterit tarkemmin.

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekistereitä koskeviin tiedusteluihin vastaa hallituksen puheenjohtaja kommodori Juha Rintanen, Viklakuja 4 as 4, 00200 Helsinki, puh. +358 50 353 9724, Sähköposti: kommodori@lvry.fi.

3. Rekisterit

3.1 SPV:n Suuli jäsen- ja venerekisteri

Suomen Purjehdus ja Veneily RY on kattojärjestö, jonka alaisena Lauttasaaren veneilijät ry toimii. LVry tallentaa jäsentensä tietoja SPV:n Suuli jäsen- ja venerekisteriin. LVry ei talleta Suuliin jäsenten veneiden tietoja.

Yksittäinen jäsenseuran jäsen voi päivittää omia yhteystietojaan Suulissa. SPV on julkaissut mm. Suulin käyttöohjeet ja dokumentin Suuli-jäsenrekisterin seloste henkilötietojen käsittelytoimista verkkosivuillaan (SPV.fi – SEURAT alavalikko SUULI-JÄSEN- JA VENEREKISTERI).

3.2 Ruori

Yhdistys käyttää RUORI-nimistä työkalua jäsen-, vene- ja katsastustietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn. Yhdistyksen jäsenlaskutus perustuu RUORI:n tietoihin.

Työkalussa ylläpidetään seuraavat tiedot:
• Jäsennumero
• Jäsenen etu- ja sukunimi
• Liittymispäivämäärä
• Yhteystiedot: Postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Tiedot avoimista ja maksetuista LVry:n lähettämistä laskuista
• Yhdistyksen venerekisteriin ilmoitettujen veneiden tiedot: veneen merkki, rekisterinumero, nimi, ja mitat
• Veneiden vuosikatsastustiedot Suomen Purjehdus ja Veneily yhdistyksen (SPV) katsastuslomakkeen vaatimusten mukaisesti
• Jäsenen yhdistyksen satama-alueelta vuokraamat laituri ja telakointipaikat
• Venetrailerin rekisterinumero, mikäli jäsen on vuokrannut oikeuden trailerin säilytykseen yhdistyksen osoittamalla trailerialueella.
• Jäsenen vuokraamat säilytyskaapit

3.3 Isolta Arkhimedes -laskutusohjelma

LVry käyttää Isolta Oy Arkhimedes -laskutusohjelmaa. Ohjelman avulla on mahdollista tuottaa lasku ja todentaa sen maksaminen. Ohjelma tallettaa laskutustapahtumasta laskutettavan nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron sekä laskutustiedot. Kaikilla LVry hallituksen jäsenillä on pääsy Arkhimedes-ohjelmaan.

Isolta Oy:n tietosuojakäytäntö on nähtävissä osoitteessa: accountor.com/fi/finland/tietosuojaseloste

3.4 Katsastuslomake

LVry katsastajat käyttävät SPV:n katsastuslomakkeita, joihin merkitään katsastettavan veneen ja sen omistajan tiedot, sekä katsastusmerkinnät. Lomakkeelle kirjataan katsastustiedot viiden vuoden ajalta. LVry säilyttää lomakkeita tämän ajan arkistossaan.

3.5 iLOQ-avainrekisteri

LVry käyttää satamassaan ja saaritukikohdassaan Lilla Bredskär iLOQ Oy:n valmistamaa lukitusjärjestelmää. Järjestelmässä on mahdollista antaa avaimille erilaisia kulkuoikeuksia, jolloin yksittäiseen avaimeen liittyy tieto, mitkä lukot avaimella on mahdollista avata.
LVry pitää yllä rekisteriä avainten haltijoista. Haltijatietoja ovat henkilön etu- ja sukunimi sekä henkilölle luovutettujen avainten nimet ja avaimiin kaiverretut leimanumerot.

Tietyissä tapauksissa LVry voi poistaa avaimen pääsyoikeudet koko lukostostaan. Avain viedään silloin iLOQ-järjestelmän mustalle listalle.
iLOQ-lukot tallettavat tietyn määrän viimeisiä kulkuja. LVry voi tarvittaessa lukea kulkutiedot lukosta. Kulkutietona on avaimen leimanumero, jotka näkyvät kulkutietolistalla uusimmasta vanhimpaan. LVry on asentanut joihinkin lukkoihin kello-ominaisuuden, jolloin kulkutietoon liittyy myös aikaleima. Kulkutietoja voidaan käyttää, kun yhdistyksen hallituksella on tarve selvittää yhdistyksen sääntöjen vastaista toimintaa.

iLOQ Oy hallinnoi avainrekisteriä omissa tietojärjestelmissään. LVry käyttää iLOQ-tietojärjestelmää iLOQ-hallintatyökalun avulla. iLOQ Oy vastaa siitä, että pääsy asiakaskohtaisiin tietoihin on vain asiakkaalla ja asiakkaan käyttämällä iLOQ-lukkoliikkeellä.
iLOQ Oy verkkosivusto on osoitteessa iLOQ.com.

iLOQ tietosuojadokumentti Privacy policy under the Finnish Data Protection Act (1050/2018) and EU General Data Protection Regulation (“GDPR”) (679/2016) on julkaistu osoitteessa: iloq.com/en/company/iloq-oys-privacy-policy.

3.6 iLOQ avaimen kuittauslomake

Avaimen vastaanottaja kuittaa allekirjoituksellaan ottaneensa vastaan avaimen. Lomakkeella on avaimen nimi ja leima sekä avaimen haltijan nimi sekä luovutuksen päivämäärä. Mikäli avaimen vastaanottaja on eri kuin sen haltija, kirjataan lomakkeelle myös vastaanottajan nimi.

Kuittauslomakkeet säilytetään LVry arkistossa.

3.7 Ajoportin soittorekisteri

LVry satama-alueen ajoportti on mahdollista avata soittamalla porttia ohjaavaan GSM-pohjaiseen laitteeseen. Laite ei vastaa soittoon, mutta tunnistaa soittajan numeron. Jos numero löytyy laitteen soittorekisteristä, ohjaa laite portin auki kulkua varten.

Yhdistyksen jäsen voi halutessaan ilmoittaa 1-2 puhelinnumeroa merkittäväksi soittorekisteriin. Hän voi myös pyytää muutoksia ilmoittamiinsa numeroihin. Rekisterin hallinnoinnin takia sinne merkitään puhelinnumeron lisäksi myös jäsenen etu- ja sukunimi.

Ilmoitetut numerot pysyvät soittorekisterissä henkilön jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä henkilön tiedot poistetaan rekisteristä.

Laitteen rekisterin ohjaus on mahdollista paikallisesti USB-liitännän kautta sekä (mobile data) etäyhteydellä. Laitteen etäyhteys on suojattu salasanalla. USB-liitäntä on suojattu salasanalla ja SMS-varmistuksella.

Soittorekisterinä toimii laitteen muistissa oleva Excel-tiedosto, johon muutokset tehdään suoraan – yleisimmin etäyhteydellä.

3.8 Sähköpostijakelu

LVry tiedottaa jäsenistöään sähköpostin avulla. Tiedotukseen käytettävä postituslista perustuu RUORI-rekisterin tietoihin ja sisältää jäsenen nimitiedon sekä sähköpostiosoitteen.

3.9 LVry verkkosivuston jäsenosion käyttöoikeus

LVry verkkosivusto osoitteessa lauttasaarenveneilijat.fi on jäsenosio, jonka käyttö on rajattu vain yhdistyksen jäsenille.

Jäsen voi halutessaan rekisteröidä itsensä jäsenosion käyttäjäksi antamalla sivun rekisteröintilomakkeelle tiedot:
• Etu- ja sukunimi
• LVry jäsennumero
• Sähköpostiosoite, jota jäsen haluaa käyttää jäsenosion käyttäjätunnuksena
• Jäsenen valitsema salasana. Jäsenosion ylläpitäjä ei voi selvittää jäsenen salasanaa.

Käyttäjätunnukset aktivoituvat, kun ylläpitäjä on hyväksynyt käyttäjätunnushakemuksen. Käyttäjiksi hyväksytään vain LVry jäsenrekisteristä löytyvät henkilöt. Tunnusten voimassaolo lakkaa, kun jäsen eroa yhdistyksestä.

3.10 Toimihenkilörekisteri

LVry toiminnasta vastaavien henkilöiden toimenkuvat, etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero ovat julkista tietoa yhdistyksen verkkosivuilla osoitteessa lauttasaarenveneilijat.fi. Lisäksi kommodorin ja rahastonhoitajan osoitetiedot ovat saatavilla verkkosivuilta.

LVry hallitukseen valittujen tai jo kuuluvien henkilöiden tiedot luovutetaan tarvittaviin yhdistyksiä koskevien sääntöjen mukaisiin viranomaisrekistereihin.

3.11 Toimihenkilöiden viestit

LVry hallituksen jäsenet käyttävät henkilökohtaisia sähköpostitilejään ja tietojenkäsittelylaitteitaan yhdistystä koskevien tietojen käsittelyyn. Hallituksen jäsenet ovat sitoutuneet käsittelemään haltuunsa saamiaan tietoja luottamuksellisina.

3.12 Toimihenkilöiden käsittelemät paperit

LVry hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirja, jonka paperiversio allekirjoitetaan ja arkistoidaan.

Kokouksissa jaettava paperinen materiaali tuhotaan, kun sen käytölle ei enää ole tarvetta. Tarve lakkaa pääsääntöisesti kokouksen päätyttyä.

3.13 Vartio

LVry määrää jäsenistönsä vartiointivelvollisuudesta julkaisemalla vartiolistan.

LVry julkaisee vuosittain vaihtuvan vartiolistan, joka on nähtävissä:
• Jäsenkirjeessä, joka julkaistaan ennen vartiointikauden alkua
• Verkkosivuston lauttasaarenveneilijat.fi jäsenosiossa, jonne pääsy on vain seuran jäsenillä
• Vartiolistassa satamassa sijaitsevassa vartiotuvassa

3.14 Vartiokirja

Vartiokirja on paperinen kalenteri tai vastaava, joka kattaa meneillään olevan veneilykauden. Sitä säilytetään vartiotuvassa. LVry arkistoi edellisten veneilykausien vartiokirjat.

Vartiokirjaan on kirjattu vartiolistan mukaiset vartiovuorot päiväkohtaisesti vartijan nimellä ja puhelinnumerolla. Puhelinnumero on merkitty vartiokirjaan, koska vartijan velvollisuuksiin kuuluu soittaa seuraavan yön vartijalle ja siten varmistaa, että tämä muistaa tulla pitämään vuoronsa.

Vartija kirjaa vartiokirjaan vuoronsa aikana ilmenneet tärkeimmät tapahtumat ja allekirjoittaa lokin vuoronsa päätyttyä.

3.15 Jäsenluettelo

Laituripaikkojen mukaan järjestetty jäsenluettelo puhelinnumeroin. Luettelo perustuu RUORIn tietoihin. Sen avulla mm. vartija voi ilmoittaa havaitsemistaan ongelmista veneen omistajalle. Luettelo on saatavilla vartiotuvassa sekä verkkosivuston lauttasaarenveneilijat.fi jäsenosiossa, jonne pääsy on vain seuran jäsenillä.

3.16 Pajalahden veneilykoulu (PaVe)

Pajalahden veneilykoulun kurssi-ilmoittautumislomake kerää osallistujista tiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot: sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Jäsenen seura

PaVe on kahdeksan Helsingin Lauttasaaressa ja Humallahdessa toimivan veneilyseuran yhdessä organisoima veneilykoulutusta järjestävä hanke. Osallistumisoikeus kursseille on rajattu näiden seurojen jäsenille. Yhteystietoja käytetään kurssi-informaation jakeluun.

Kurssiesitteet ja kursseille ilmoittautuminen on järjestetty PaVe.fi-sivuston avulla. Kurssiesittelyn lopussa on näkyvillä lista kursseille ilmoittautuneista. Listalla on näkyvissä vain ilmoittautuneen etunimi ja seura. Vain PaVe:n kurssivastaavat näkevät kaikki ilmoittautumistiedot.

3.17 Saunakirja

LVry veneilytukikohdassa Lilla Bredskär on jäsenten käytössä kaksi saunaa. Jäsen kirjaa saunakäyntinsä saunakohtaiseen saunakirjaan. Kirjattavat tiedot ovat saunomisen päivämäärä, jäsenen sukunimi, saunojien lukumäärä ja merkintä mahdollisesta saunakausimaksusta.

3.18 Kaapin vuokraussopimus

LVry vuokraa jäsenilleen kylmässä kontissa sijaitsevia kaappeja. Kaapin vuokrauksesta laaditaan kirjallinen sopimus, johon kirjataan vuokraajan nimi sekä vuokrattavan kaapin numero. LVry arkistoi tehdyt sopimukset.

3.19 Kerhotilan varauskalenteri

LVry vuokraa Lemislahden satamassa sijaitsevan kerhorakennuksensa juhlatilaa yhdistyksen jäsenille ja ulkopuolisille. Tilavaraukset merkitään kalenteriin, jonka tietoja ovat vuokrausaika ja vuokraajan yhteystiedot.

Vuokraustoiminta on ulkoistettu ANT Group Oy:lle, jonka työntekijät hallinnoivat kalenterin tietoja.

Vuokraajat näkevät kalenterista tilan varaustilanteen, mutta eivät muiden vuokraajien tietoja.

3.20 Kerhorakennuksen vuokraussopimus

ANT Group Oy tekee vuokraajan kanssa kirjallisen sopimuksen kerhorakennuksen vuokrauksesta. Sopimukseen kirjataan vuokraajan yhteystiedot ja vuokrauksen ehdot. LVry arkistoi tehdyt sopimukset, jotka toimivat vuokraajan laskutuksen perustana.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

LVry:n ja SPV:n rekisterien tiedot perustuvat jäsenen omaan ilmoitukseen.

5. Tietojen vastaanottajat

Rekisterien tietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa yhdistyksen muille toimijoille esim. katsastuslistat katsastusmiehille ja vartiovuorolista vartiotarkastajille.

Tietoja luovutetaan myös SPV:lle, iLOQ Oy:lle sekä yhdistyksiä koskevien sääntöjen mukaisiin viranomaisrekistereihin.

LVry ei luovuta jäsentensä yhteystietoja kaupallisille osapuolille.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

LVry:n rekisterien tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilytysaika

LVry käyttämiin rekistereihin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja luvussa 3 kuvattuihin tarkoituksiin. LVry päättää rekisterikohtaisesti rekistereihin tallennettujen henkilötietojen poistosta. Tietojen poiston edellytys on, että niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

8. Rekisterien suojauksen perusteet

LVry käyttämien rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Digitaliset rekisterit suojataan ajan tasalla olevalla tietoturvaohjelmistolla ja niistä otetaan varmuuskopiot. Paperiversioita säilytetään yhdistyksen lukituissa tiloissa sijaitsevassa arkistossa.

Osa LVry:n rekistereistä on kokonaan tai osittain julkisia esim. yhdistyksen toimihenkilöt ja PaVe-kurssien osallistujalistat. Nämä on eritelty tarkemmin luvussa 3.

9. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekistereihin on tallennettu ja pyytää tietojen oikaisua. Rekisteröity voi lähettää tarkastus- ja oikaisupyynnöt sähköpostiosoitteeseen lauttasaarenveneilijat@lvry.fi.

10. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että:
• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tietojen poistamisen päättää automaattisesti henkilön jäsenyyden yhdistyksessä, sillä Lauttasaaren veneilijät ry tarvitsee jäsenen tietoja yhdistyksen toiminnan järjestämiseen.

11. Oikeus jäsentietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa hänen jäsentietojensa käsittelyä, jos
• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

LVry hallitus voi päättää, onko jäsenellä edellytyksiä jatkaa yhdistyksen jäsenenä, jäsentietojen rajoittamisen jälkeen.

12. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruutus päättää automaattisesti henkilön jäsenyyden yhdistyksessä, sillä Lauttasaaren veneilijät ry tarvitsee jäsenen tietoja yhdistyksen toiminnan järjestämiseen.

13. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirrättää hänestä SPV Suuli -järjestelmään tallennetut tiedot toisen SPV:n alaisen veneily-yhdistyksen tiedoiksi. Muiden LVry rekisterien siirto ei ole mahdollista eikä mielekästä.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.